La carta stampata minaccia l'integrità aziendale

Una ricerca promossa da Lexmark sulla sicurezza del documento e condotta da Ipsos Global a livello europeo, rivela che attualmente una delle principali minacce al business delle aziende non è connessa all'utilizzo delle nuove tecnologie fonte di diffusione di virus, spyware e altre tipologie di fenomeni illeciti bensì è imputabile a un supporto tradizionale come la carta. Lo studio, che ha coinvolto oltre 1.000 dipendenti in tutta Europa, evidenzia che le aziende, nonostante la spinta normativa, non hanno ancora adottato policy idonee per la salvaguardia del patrimonio aziendale e, in particolare, per la protezione dei documenti cartacei che contengono informazioni riservate. Anche l'Italia presenta dei ritardi nella definizione di regole di comportamento necessarie per gestire il flusso documentale e, soprattutto, utili per infondere nel personale la consapevolezza delle problematiche relative la protezione del dato. Egualmente importante quanto l'utilizzo di tecnologie di sicurezza, infatti, è la piena comprensione da parte dei dipendenti del ruolo che giocano nel contribuire a tutelare le informazioni sensibili della propria azienda e, in alcuni casi, anche dei dati personali: ognuno deve essere responsabile della propria condotta in tutte le attività quotidiane. La ricerca Ipsos Global rileva, per l'Italia, che il 69% dei documenti dimenticati dagli impiegati sulle stampanti contengono informazioni aziendali riservate o confidenziali; ne consegue che il 18% degli impiegati ha avuto accesso a documenti riservati che chiunque altro avrebbe potuto leggere o portare via. In particolare, il 41% ha ammesso di averli lasciati sul vassoio della stampante senza preoccuparsi di proteggerli, il 5% di averli letti, il 3% li ha conservati e il 2% li ha addirittura gettati nella spazzatura. A queste percentuali si aggiungono ulteriori dati che sottolineano la mancanza di comprensione da parte dei dipendenti aziendali dei rischi associati alla sicurezza del documento. Il 19% del personale lascia documenti contenenti informazioni confidenziali aperti sulla propria scrivania; mentre l'11% non distrugge i documenti riservati, ma li abbandona sotto altre carte sulla propria scrivania. L'assenza di un prassi adeguata per la protezione dei documenti risulta ancora più allarmante se consideriamo che, ancora oggi, il 23% degli impiegati italiani ritiene i documenti cartacei decisamente più autorevoli rispetto alle comunicazioni telefoniche o via posta elettronica; solo il 14% degli intervistati afferma che le nuove tecnologie li abbiano resi ridondanti. "La ricerca commissionata a Ipsos Global dimostra che, nonostante l'alto potenziale di rischio per le proprie attività, le aziende europee non hanno ancora attuato programmi di intervento per razionalizzare la gestione documentale e proteggere il proprio patrimonio informativo", ha dichiarato Massimiliano Tedeschi, Amministratore Delegato di Lexmark italia. "Da sempre impegnati nel promuovere un'efficiente gestione aziendale, sostenibile anche grazie all'utilizzo di adeguati strumenti tecnologici, Lexmark mette a disposizione delle aziende la propria competenza ed esperienza per aumentare il livello di conoscenza di questo tema all'interno delle organizzazioni”, prosegue Tedeschi. “In particolare, proponiamo soluzioni su misura per salvaguardare i documenti riservati e confidenziali e incrementare i livelli di sicurezza; un esempio concreto è la nuova funzione Confidential Print, presente su alcuni modelli di stampanti professionali, che richiede la digitazione di un codice PIN per recuperare un documento". La superficialità con cui vengono trattati i documenti stampati denota una mancanza di attenzione non solo per i dati aziendali. Stranamente, gli impiegati non prestano maggior attenzione alla tutela delle informazioni personali: secondo Ipsos Global il 26% ha dimenticato sulla stampante il proprio Curriculum Vitae, mentre il 13% vi ha lasciato altre informazioni di natura privata.

Il dossier completo, con lo stesso titolo, può essere liberamente scaricato (al link sottostante) dalla tredicesima posizione della sezione ”In primo piano” del portale “Gestione Documentale”, dove sono anche presenti altri articoli tecnici, atti di convegni della Duke Italia e news specifiche del settore: http://gestdoc.duke.it/