Document Management: la Posta Elettronica Certificata e il Codice dell'Amministrazione Digitale
Coloro che apprezzano il progresso e l'efficienza sia nelle
aziende che nella PA possono essere veramente soddisfatti: sono ormai una realtà
due novità fondamentali nel campo del Document Management che potranno dare una
decisiva spinta alla crescita dell'efficienza delle imprese e della Pubblica
Amministrazione.
La prima bella notizia è che dal mese di giugno le Camere di Commercio mettono a
disposizione di tutte le aziende gratuitamente fino al 31 dicembre 2005 (e
successivamente a pagamento) un servizio che le aziende potranno testare ed
utilizzare per far sparire le ormai vetuste modalità di comunicazione come la
raccomandata A/R, il fax e corriere. Dovrebbero in prospettiva sparire le
deprimenti code agli uffici postali per fare la tradizionale raccomandata solo
per avere in mano la prova certa della spedizione.
Il servizio realizzato da InfoCamere, denominato Legalmail, prevede
l'assegnazione alle aziende di una casella che consente loro di operare con la
posta elettronica certificata.
In particolare, tutte le maggiori società (1.800.000) stanno per ricevere dalla
loro Camera di Commercio una lettera contenente l'indicazione del nome della
casella Legalmail predefinito per ogni società, con la user e la password
provvisoria per utilizzare il servizio accedendo al sito www. legalmail.it/imprese.
Pur non essendoci nulla di nuovo rispetto alla concorrenza, va apprezzata
l'offerta in massa che viene fatta al mercato, consentendo a tutti un periodo di
prova per conoscere e capire le modalità del nuovo servizio. Ci si augura ora
un'adozione rapida e larghissima dello strumento da parte delle aziende per
consentirne la sua diffusione, come avvenuto a suo tempo per i fax (cosa che è
invece avvenuta su un lungo arco di tempo).
“Il mondo produttivo – ha detto il Segretario Generale di Unioncamere, Giuseppe
Tripoli - ha bisogno di servizi più efficienti a costi più contenuti e la
Pubblica Amministrazione è in prima fila in questo impegno che deve essere di
tutti per aumentare la competitività del sistema-Paese. I servizi che le Camere
di commercio realizzano nel campo dell'e-government vanno in questa direzione.”
Per chi non volesse usufruire di questa possibilità ci sono ovviamente a
disposizione numerose altre alternative, tra cui segnaliamo la proposta di
Microsoft che ha realizzato una propria soluzione di PEC (Posta Elettronica
Certificata) basata su Exchange Server 2003.
E' stata realizzata sulla base di un ambiente realizzato per il CNIPA,
organizzazione di riferimento per la interoperabilità, e è attualmente in
produzione sulla Rete Unitaria della PA (RUPA) utilizzato dalle PA centrali;
La soluzione Microsoft è stata adottata anche da ISP, PA locali, forze di
Polizia e Istituti di Credito.
E' di questi giorni inoltre il lancio della PEC offerta da Tin.it, l'Internet
Service Provider del Gruppo Telecom Italia denominata ‘Tin.it Posta Certificata'.
Anche questo è un servizio di posta elettronica realizzato, come il precedente,
secondo le indicazioni del Decreto del Presidente della Repubblica 68/2005
“recante il regolamento per l'utilizzo della posta elettronica certificata a
norma dell'articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3.”
La Posta Elettronica Certificata (PEC) assicura il trasporto elettronico di un
messaggio tracciandone l'avvenuta consegna (o non consegna) nel caso di
comunicazione fra due caselle certificate.
Inoltre certifica l'avvenuto scambio: il mittente si vede restituire le ricevute
sia di invio che di consegna (o non consegna), operazioni di cui i sistemi
mantengono traccia su un apposito registro per un certo numero di mesi
dall'invio (nel caso di Tin.it trenta mesi), per essere disponibili, in caso di
contestazione, solo su richiesta delle autorità competenti
La seconda buona notizia è che il Codice dell'Amministrazione Digitale entra
ufficialmente in vigore con l'avvenuta pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale
del 16 Maggio scorso.
In base a questo, a partire dal 1 Gennaio 2006, la Pubblica Amministrazione
italiana si dota di una normativa che incoraggia l'utilizzo della email
certificata e della comunicazione elettronica nei rapporti con il cittadino.
Queste novità sono la conferma che i cittadini chiedono adesso di poter
utilizzare di più i servizi telematici, in particolare questa richiesta viene
fatta allo Stato, come emerso al Forum sulla Pubblica Amministrazione, svoltosi
a Roma dal 9 al 13 Maggio scorso.
Il Codice dell'Amministrazione Digitale va incontro alle nuove esigenze di una
società telematica, ponendo una base normativa e tecnica alla nascita di nuovi
servizi pubblici in rete.
Le ragioni di questo massiccio impegno della macchina statale è da ricercarsi
nell'elevato risparmio sui costi di gestione, derivante dalla natura elettronica
dei dati e delle transazioni.
In parallelo a questi lodevoli sforzi, anche nelle imprese private iniziano a
farsi largo soluzioni informatiche che prevedono la fine del documento cartaceo,
che dovrà essere sempre più sostituito da una gestione digitale.
Eliminare la carta costituisce un intelligente e netto taglio ai costi di
gestione, a seguito di un investimento in tecnologie informatiche hardware e
software per la Gestione Documentale.
La equazione meno carta = meno costi di gestione riguarda in particolare le
aziende private ed è ancora più evidente nella adozione delle soluzioni che
prevedono la Fatturazione Elettronica su cui da tempo ci battiamo.
Si stima che la tradizionale fattura, il documento fondamentale delle
transazioni commerciali tra cliente e fornitore, abbia un costo aziendale di
gestione mediamente intorno ai 10 euro.
Eliminando il supporto cartaceo in luogo di una emissione elettronica, questo
costo è destinato a scendere anche del 60%. Un risparmio davvero notevole, che
può aumentare quando l'intero ciclo documentale della fattura e della gestione
dei pagamenti (e-billing), sono gestiti elettronicamente e demandate a strutture
informatiche esterne, i cosiddetti Aggregatori.
Le imprese ancora una volta trovano nella Gestione Documentale e nella
Fatturazione Elettronica una occasione per tagliare gli alti costi di gestione
del tradizionale documento cartaceo, recuperando competitività ed efficienza.
Consapevoli della necessità di approfondimenti e di una crescente presa di
coscienza di questi temi, le riviste della Duke Italia hanno organizzato un
Convegno per IT Manager e specialisti informatici il prossimo 26 maggio dal
titolo “Document Management 2005 - Verso un nuovo modo di lavorare, il ROI, le
leggi”.
da Internet World 261 del 26 maggio 2005